Bij elk groot bouwproject zijn er veel variabelen die het eindresultaat kunnen beïnvloeden, bijvoorbeeld het weer en de gebruikte materialen. We hebben allemaal gezien hoe vertragingen en onvoorziene omstandigheden van invloed kunnen zijn op projecten. Dit kan rampzalig zijn als ze niet in een vroeg stadium worden onderkend en aangepakt, wanneer ze relatief gemakkelijk te verhelpen zouden zijn geweest. Een wijziging in de reikwijdte of de vereisten laat in het project kan bijvoorbeeld betekenen dat het werk al op een bepaalde manier is voltooid door leveranciers die misschien niet bereid zijn het opnieuw te veranderen zonder zelf extra kosten te maken.
Onvoorziene omstandigheden
Een van de belangrijkste aspecten van het beheer van een bouwproject is weten hoe onvoorziene omstandigheden moeten worden gebruikt. Als je niet bekend bent met deze term, verwijst hij naar een voorziening in een contract voor onvoorziene gebeurtenissen of omstandigheden die zich kunnen voordoen in de loop van een project. Dit kunnen vertragingen zijn als gevolg van het weer, onverwachte ondergrondse nutsvoorzieningen of funderingen, arbeidsgeschillen of stakingen en andere zaken die van invloed kunnen zijn op jouw planning en budget.
Onderschatting van benodigde middelen
Een van de meest voorkomende problemen bij grote bouwprojecten is het onderschatten van de benodigde middelen. Het gevolg kan zijn dat je met een onvolledig project komt te zitten en alles weer opnieuw moet doen.
Er zijn verschillende manieren waarop dit kan gebeuren:
- Nauwkeurige planning, budgettering en prognose zijn essentieel voor het slagen van elk project. Als je niet nauwkeurig plant, zullen de kosten hoger uitvallen dan verwacht en zullen de deadlines niet worden gehaald.
- Planning van middelen houdt in dat je bepaalt hoeveel tijd of geld elk onderdeel van het project nodig heeft, zodat alles volgens plan verloopt – dit omvat ook de arbeidskosten!
Onderschatting van tijdsvertragingen
Vertragingen in bouwprojecten kunnen worden veroorzaakt door externe factoren, zoals het weer, of interne factoren, zoals slechte communicatie tussen projectmanagers en belanghebbenden.
Als projectmanager wil je ervoor zorgen dat jouw project geen vertraging oploopt door een van deze factoren. Om dit te doen:
- Stel een duidelijk schema op voor jouw team om te volgen, zodat elk lid weet wanneer hij op het werk wordt verwacht en wat zijn verantwoordelijkheden zijn tijdens die uren.
- Communiceer regelmatig met je stakeholders met behulp van een online samenwerkingstool zoals Basecamp of Trello, zodat iedereen in real time toegang heeft tot dezelfde informatie.
Overschrijdingen als gevolg van veranderingen in scope of eisen
Wijzigingen in de omvang of vereisten kunnen een grote bron van overschrijdingen zijn. Stel bijvoorbeeld dat je een kantoorgebouw bouwt en de klant besluit dat hij een extra verdieping aan het gebouw wil toevoegen. Als gevolg daarvan zullen jouw kosten ook stijgen.
Je moet ook voorbereid zijn op zaken als veranderende overheidsvoorschriften of milieuoverwegingen die van invloed kunnen zijn op de kosten en het tijdschema van jouw project. Je kunt merken dat het langer duurt dan verwacht voor jouw aannemer om vergunningen te krijgen van de lokale autoriteiten, omdat ze niet genoeg mankracht of middelen bij de hand op dit moment (dit geldt vooral als er een recente natuurramp).
Om ervoor te zorgen dat je in deze situaties geen geld verliest, moet je in elke fase van het project onvoorziene kosten opzij zetten, zodat als er later iets onverwachts gebeurt, ten minste een deel van deze kosten niet op jou zal terugslaan en nog meer overschrijdingen zal veroorzaken!
Hoe faalkosten kunnen worden voorkomen
Om de kosten van mislukkingen te vermijden, is het belangrijk problemen aan te pakken wanneer zij zich voordoen. Je moet proactief zijn en in staat zijn problemen te identificeren voordat ze duur worden, of veranderingen door te voeren voordat ze duur worden.
Het is ook belangrijk te begrijpen dat er veel verschillende manieren zijn waarop een project fout kan gaan, maar dat sommige daarvan waarschijnlijker zijn dan andere. In deze blog lees je er meer over!
Recente reacties